差旅費(fèi)報(bào)銷、工資福利支出……這些看似平常的公司費(fèi)用背后，實(shí)際上藏著很多企業(yè)的“困擾”，多年來(lái)都無(wú)法真正化解預(yù)算費(fèi)用控制管理中的預(yù)算超支、審批效率低、無(wú)法真實(shí)把控、預(yù)算缺乏調(diào)控和數(shù)據(jù)支撐等種種難題，即便是協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)軟件也一直扮演者報(bào)銷審批的“角色”，鮮有協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)軟件商能做到預(yù)算費(fèi)控全程管理的跨越。

費(fèi)控管理難題到底“難”在哪？協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)該如何真正化解呢？業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為，信息化落地是關(guān)鍵。來(lái)自政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)品牌方也認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)選擇符合實(shí)際需要的費(fèi)用管理模式，而這種模式則需要其應(yīng)用的協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)方能夠做到信息化落地。

“落地”兩個(gè)字簡(jiǎn)單，實(shí)施起來(lái)卻相當(dāng)復(fù)雜?！氨热缱龀醪降念A(yù)算編制時(shí)，不是所有的部門都需要預(yù)算控制。因此，要明確預(yù)算控制涉及哪些部門，因此協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)軟件就要具備這樣的預(yù)算金額控制、導(dǎo)入能力。”政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)軟件品牌負(fù)責(zé)人這樣說(shuō)到。

事實(shí)上，正如上述觀點(diǎn)，信息落地融入到預(yù)算費(fèi)控全程管理中，有效的降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本、提高工作效率、增強(qiáng)企業(yè)效益。政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)軟件方面認(rèn)為，信息落地則要通過(guò)規(guī)范科目范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；預(yù)算編制目標(biāo)準(zhǔn)確、易于執(zhí)行和可控；費(fèi)用執(zhí)行數(shù)據(jù)鏈暢通、費(fèi)用發(fā)生有據(jù)可依；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑科學(xué)、及時(shí)動(dòng)態(tài)；優(yōu)化資金配置、合理科學(xué)使用等管控要點(diǎn)協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)費(fèi)控管理過(guò)程電子化。

“預(yù)算編制、申報(bào)、審批”環(huán)節(jié)中，政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)可結(jié)合財(cái)務(wù)部門分別就“費(fèi)控的部門邊界”和“預(yù)算科目”反復(fù)與高層管理者溝通確認(rèn)后，通過(guò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，直接把預(yù)算數(shù)據(jù)從excel預(yù)算模板或金蝶、用友、erp等管理軟件導(dǎo)入政務(wù)OA系統(tǒng)中，有著的信息包容性和效率。

“費(fèi)申請(qǐng)與報(bào)銷審批”中，為了讓信息更加落地，政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)可以對(duì)每個(gè)部門／分子單位的每個(gè)預(yù)算科目，依據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型設(shè)置不同的預(yù)算臨界值預(yù)警，僅這一點(diǎn)就可以大大提高費(fèi)控管理能力，數(shù)據(jù)信息隨時(shí)掌握。

而“數(shù)據(jù)分析、過(guò)程控制”則能夠在預(yù)算實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行預(yù)警及強(qiáng)控，部門預(yù)算統(tǒng)計(jì)、多維預(yù)算數(shù)據(jù)分析以及財(cái)務(wù)憑證過(guò)程核對(duì)，大大降低風(fēng)險(xiǎn)，確保信息的準(zhǔn)確與透明化。

“預(yù)算調(diào)整”則更加讓費(fèi)控管理人性化，針對(duì)結(jié)構(gòu)性預(yù)算不足、結(jié)轉(zhuǎn)等情況能夠及時(shí)給出方案，以月度運(yùn)營(yíng)會(huì)議溝通和多維預(yù)算數(shù)據(jù)分析等手段來(lái)確保信息的實(shí)時(shí)性，保證預(yù)算費(fèi)用的合理性使用。

可以說(shuō)，政務(wù)OA用協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)構(gòu)建的“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺(tái)”強(qiáng)調(diào)信息落地，實(shí)用性強(qiáng)?？梢詫?duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程與執(zhí)行結(jié)果的反饋進(jìn)行有效管控，可以讓組織的預(yù)算管理、費(fèi)控管理不流于形式，真正落地執(zhí)行，可以統(tǒng)一組織各部門/分子單位的業(yè)務(wù)信息、項(xiàng)目信息、人力資源信息、以及工作計(jì)劃與費(fèi)用支出計(jì)劃，讓所有部門都參與進(jìn)來(lái)，讓預(yù)算費(fèi)控成為每個(gè)員工開展工作所必需的“工具”而非阻礙進(jìn)度與工作效率的“枷鎖”，同時(shí)，“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺(tái)”也可以使高層管理者/決策者隨時(shí)了解每一筆資金的流向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行效果以及存在的問題，逐一分析研究并采取相應(yīng)的控制策略。