差旅費(fèi)報銷、工資福利支出……這些看似平常的公司費(fèi)用背后，實際上藏著很多企業(yè)的“困擾”，多年來都無法真正化解預(yù)算費(fèi)用控制管理中的預(yù)算超支、審批效率低、無法真實把控、預(yù)算缺乏調(diào)控和數(shù)據(jù)支撐等種種難題，即便是協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)軟件也一直扮演者報銷審批的“角色”，鮮有協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)軟件商能做到預(yù)算費(fèi)控全程管理的跨越。

費(fèi)控管理難題到底“難”在哪？協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)該如何真正化解呢？業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為，信息化落地是關(guān)鍵。來自政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)品牌方也認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)選擇符合實際需要的費(fèi)用管理模式，而這種模式則需要其應(yīng)用的協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)方能夠做到信息化落地。

“落地”兩個字簡單，實施起來卻相當(dāng)復(fù)雜。“比如做初步的預(yù)算編制時，不是所有的部門都需要預(yù)算控制。因此，要明確預(yù)算控制涉及哪些部門，因此協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)軟件就要具備這樣的預(yù)算金額控制、導(dǎo)入能力。”政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)軟件品牌負(fù)責(zé)人這樣說到。

事實上，正如上述觀點(diǎn)，信息落地融入到預(yù)算費(fèi)控全程管理中，有效的降低企業(yè)經(jīng)營成本、提高工作效率、增強(qiáng)企業(yè)效益。政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)軟件方面認(rèn)為，信息落地則要通過規(guī)范科目范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；預(yù)算編制目標(biāo)準(zhǔn)確、易于執(zhí)行和可控；費(fèi)用執(zhí)行數(shù)據(jù)鏈暢通、費(fèi)用發(fā)生有據(jù)可依；數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑科學(xué)、及時動態(tài)；優(yōu)化資金配置、合理科學(xué)使用等管控要點(diǎn)協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)費(fèi)控管理過程電子化。

“預(yù)算編制、申報、審批”環(huán)節(jié)中，政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)可結(jié)合財務(wù)部門分別就“費(fèi)控的部門邊界”和“預(yù)算科目”反復(fù)與高層管理者溝通確認(rèn)后，通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，直接把預(yù)算數(shù)據(jù)從excel預(yù)算模板或金蝶、用友、erp等管理軟件導(dǎo)入政務(wù)OA系統(tǒng)中，有著的信息包容性和效率。

“費(fèi)申請與報銷審批”中，為了讓信息更加落地，政務(wù)OA協(xié)同政務(wù)OA系統(tǒng)可以對每個部門／分子單位的每個預(yù)算科目，依據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型設(shè)置不同的預(yù)算臨界值預(yù)警，僅這一點(diǎn)就可以大大提高費(fèi)控管理能力，數(shù)據(jù)信息隨時掌握。

而“數(shù)據(jù)分析、過程控制”則能夠在預(yù)算實施過程中進(jìn)行預(yù)警及強(qiáng)控，部門預(yù)算統(tǒng)計、多維預(yù)算數(shù)據(jù)分析以及財務(wù)憑證過程核對，大大降低風(fēng)險，確保信息的準(zhǔn)確與透明化。

“預(yù)算調(diào)整”則更加讓費(fèi)控管理人性化，針對結(jié)構(gòu)性預(yù)算不足、結(jié)轉(zhuǎn)等情況能夠及時給出方案，以月度運(yùn)營會議溝通和多維預(yù)算數(shù)據(jù)分析等手段來確保信息的實時性，保證預(yù)算費(fèi)用的合理性使用。

可以說，政務(wù)OA用協(xié)同管理政務(wù)OA系統(tǒng)構(gòu)建的“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺”強(qiáng)調(diào)信息落地，實用性強(qiáng)。可以對預(yù)算執(zhí)行過程與執(zhí)行結(jié)果的反饋進(jìn)行有效管控，可以讓組織的預(yù)算管理、費(fèi)控管理不流于形式，真正落地執(zhí)行，可以統(tǒng)一組織各部門/分子單位的業(yè)務(wù)信息、項目信息、人力資源信息、以及工作計劃與費(fèi)用支出計劃，讓所有部門都參與進(jìn)來，讓預(yù)算費(fèi)控成為每個員工開展工作所必需的“工具”而非阻礙進(jìn)度與工作效率的“枷鎖”，同時，“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺”也可以使高層管理者/決策者隨時了解每一筆資金的流向，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算的實際執(zhí)行效果以及存在的問題，逐一分析研究并采取相應(yīng)的控制策略。